“IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI”

“IMPLEMENTASI TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF DALAM OPERASIONAL PERUSAHAAN PADA ERA GLOBALISASI”

Perkembangan Teknologi Informasi yang begitu cepatnya memberikan pergeseran pada

persaingan bisnis. Semula penggunaan teknologi informasi hanya terbatas untuk

efisiensi dan efektivitas yang sifatnya untuk operasional transaksi perusahaan, namun kini

telah menjadi nilai (“Value”) yang strategic bagi keunggulan kompetitif perusahaan.

Pengertian Implementasi

sebelum memasuki bahasan artikal, kita perlu mengetahui makna dari kata implementasi itu sendiri. Implementasi adalah di terapkan atau penerapan.

Dalam bahasan ini, maksud Implementasi Teknologi Informasi untuk Keunggulan Kompetitif dalam Operasional Perusahaan pada Era Globalisasi yaitu, Pentingnya penerapan teknologi informasi untuk memformulasi strategi pencapaian peluang profit melalui maksimisasi penerimaan dari investasi yang dilakukan dalam berjalannya suatu perusahaan. Ini juga dapat dihubungkan dengan bagian dari Intelligence lingkungan secara keseluruhan yang dibutuhkan perusahaan untuk membuat keputusan yang baik.

  • Konsep keunggulan kompetitif dalam operasional perusahaan.

keunggulan kompetitif perusahaan dapat dibangun di atas salah satu dari tiga disiplin nilai.

Pertama, operasional prima (operational excellence). Perusahaan yang menggunakan strategi ini berupaya mencapai biaya paling efisien pada setiap proses bisnis yang menghasilkan kualitas jasa dan barang sesuai harapan pelanggan.

Kedua, keakraban dengan pelanggan (customer intimacy). Perusahaan yang menggunakan strategi ini mempertahankan bisnis dengan menunjukkan pemahaman luar biasa pada kebutuhan dan harapan pelanggan melebihi rata-rata kompetitor.

Ketiga, produk atau layanan yang senantiasa inovatif dan terdepan (product leadership).

Perusahaan yang menggunakan strategi ini membangun keunggulan kompetitif dengan terus-menerus menciptakan produk atau layanan yang paling canggih, paling baik, paling inovatif.
Manajemen puncak, manajer madya dan karyawan perlu memahami implikasi setiap strategi. Perbedaan tema strategi membutuhkan seperangkat indikator keberhasilan
(key performance indicator – KPI) yang berbeda pula. Menjalankan bisnis seperrti biasa, akan mendapatkan hasil yang biasa-biasa. Menjalankan bisnis dengan luar biasa, dengan disiplin eksekusi strategi, akan memberikan hasil yang lebih baik.

Pada perusahaan dengan orientasi operasional prima (operational excellence), pekerjaan rumah manajemen ialah memastikan seluruh karyawan untuk selalu berpikir mengenai efektifitas biaya. Apakah ada item biaya yang dapat dikurangi. Di mana terjadi pemborosan biaya. Bagaimana bila biaya dikalkulasi berdasarkan aktifitas (activity based costing). Pemicu biaya (cost driver) mana yang perlu distudi. Mana aktifitas yang tidak memberi nilai tambah. Aktifitas berbiaya (cost activities) mana yang perlu dihilangkan. Mana item biaya yang paling besar. Apakah ada kemungkinan aktifitas dikerjakan bersama-sama sehinga total biaya lebih murah (shared services, shared activities), dan seterusnya.   HP secara disiplin menggunakan mainstream strategi ini. Maka kita melihat betapa harga printer dan PDA mereka meluncur turun untuk merangsek pasar.

Pada perusahaan dengan orientasi keakraban pelanggan (customer intimacy)

maka harus dipastikan semua karyawan memahami dengan benar arti penting pelanggan. Siapakah pelanggan. Bagaimana perilaku pelanggan yang dihadapi. Hal-hal apa yang paling disukai pelanggan. Apa yang membuat pelangan tidak puas dan lari. Bagaimana menciptakan customer delight. Bagaimana membuat pelanggan loyal. Bagaimana meningkatkan wallet share pelanggan. Bagaimana memaksimalkan profitabiltas pelanggan, dan seterusnya. Microsoft meluncurkan Windows XP berbahasa Indonesia

Misalnya saja, Dalam mengimplementasikan konsep e-business, terlihat jelas bahwa meraih keunggulan kompetitif (competitive advantage) jauh lebih mudah dibandingkan mempertahankannya. Secara teoritis hal tersebut dapat dijelaskan karena adanya karakteristik sebagai berikut:

  • Pada level operasional, yang terjadi dalam e-business adalah restrukturisasi dan redistribusi dari bit-bit digital (digital management), sehingga mudah sekali bagi perusahaan untuk meniru model bisnis dari perusahaan lain yang telah sukses;
  • Berbeda dengan bisnis konvensional dimana biasanya sebuah kantor beroperasi 8 jam sehari, di dalam e-business (internet), perusahaan harus mampu melayani pelanggan selama 7 hari seminggu dan 24 jam sehari, karena jika tidak maka dengan mudah kompetitor akan mudah menyaingi perusahaan terkait;
  • Berjuta-juta individu (pelanggan) dapat berinteraksi dengan berjuta-juta perusahaan yang terkoneksi di internet, sehingga sangat mudah bagi mereka untuk pindah-pindah perusahaan dengan biaya yang sangat murah (rendahnya switching cost);
  • Fenomena jejaring (internetworking) memaksa perusahaan untuk bekerja sama dengan berbagai mitra bisnis untuk dapat menawarkan produk atau jasa secara kompetitif, sehingga kontrol kualitas, harga, dan kecepatan penciptaan sebuah produk atau jasa kerap sangat ditentukan oleh faktor-faktor luar yang tidak berada di dalam kontrol perusahaan; dan
  • Mekanisme perdagangan terbuka dan pasar bebas (serta teori perfect competition) secara tidak langsung telah terjadi di dunia internet, sehingga seluruh dampak atau dalil-dalil sehubungan dengan kondisi market semacam itu berlaku terjadi di dunia maya.

Melihat kenyataan di atas, perusahaan harus memiliki kriteria-kriteria (critical success factors) dan ukuran-ukuran (performance indicators) yang dapat dijadikan sebagai barometer sukses tidaknya perusahaan dalam memiliki dan mempertahankan keunggulun kompetitif tertentu. Beberapa teori keunggulan kompetitif di dunia maya menganjurkan agar paling tidak 7 (tujuh) aspek harus menjadi perhatian dari sebuah perusahaan, yaitu masing-masing:

  1. Customer Service
  2. Price
  3. Quality
  4. Fulfillment Time
  5. Agility
  6. Time to Market
  7. Market Reach

Kondisi ketujuh aspek tersebut akan sangat menentukan posisi perusahaan di dalam kancah persaingan di dunia maya.

  • strategic Uses of Information Technology

Sebelum Teknologi Informasi diterapkan pihak pengambil keputusan harus yakin dan dapat meyakinkan semua pihak terutama para pustakawan bahwa Teknologi Informasi ini akan membawa PNRI lebih baik dan menguntungkan semua stakeholder-nya. Untuk mendapatkan keyakinan tersebut maka harus disusun strategi jitu untuk pengimplementasian Teknologi Informasi yang diharapkan bisa menjamin manfaat TI yang diperoleh akan sebanding dengan investasi yang ditanam, dan mengatasi permasalahan pertumbuhan teknologi yang sangat cepat. Di atas itu semua strategi Teknologi Informasi ini tentunya harus sejalan dengan strategi organisasi PNRI. Beberapa alasan kenapa perencanaan strategis harus dibuat, yang pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki organisasi sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin. Kedua, untuk meningkatkan daya saing atau kinerja organisasi, karena para kompetitor memiliki sumber daya teknologi yang sama dan pembedanya nanti adalah siapa yang memiliki eksekusi terbaik. Alasan ketiga adalah untuk memastikan bahwa aset TI dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung meningkatkan profitabilitas organisasi, baik berupa peningkatan pendapatan (revenue) maupun pengurangan biaya-biaya (costs). Keempat adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) di bidang TI. Dan alasan terakhir adalah untuk menjamin bahwa TI yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis organisasi. Tidak semua produk TI tergolong baik, dari sekian banyak produk yang ditawarkan, lebih banyak yang gagal daripada yang berhasil. Sebab itu pada tahap persiapan dan perencanaan, akan dianalisa dan diusulkan beberapa skenario atau pilihan (options), dimana setiap skenario memiliki variabelnya masing-masing seperti biaya (costs), manfaat (benefits), resiko (risks), dampak (impacts), tingkat kesulitan (complexity), hambatan (constraints), dan hal-hal terkait lainnya. Para pengambil keputusan juga harus mempelajari arah dan perkembangan TI secara global agar tidak terjadi kesalahan dalam pemilihan teknologi yang diterapkan dan dikembangkan di organisasi. Maka harus dilakukan pemilahan terhadap teknologi mana saja yang masih dalam tahap percobaan atau perkenalan (infancy/emerging), perkembangan (growth), stabil (mature), dan mulai ditinggalkan (facing out). Tentunya dalam pembuatan sistem jangka panjang dan perencanaan harus diperhatikan agar jangan sampai menggunakan metode atau teknologi yang sudah mengarah ke teknologi basi (facing out). Salah satu metode yang bagus adalah dengan melakukan penelitian terhadap penerapan Teknologi Informasi di perpustakaan-perpustakaan nasional di negara-negara lain, sehingga menjadi acuan bagi PNRI. Namun harus diingat bahwa suatu sistem yang berhasil di tempat lain belum tentu sesuai dan berhasil di tempat kita, karena tentunya ada beberapa kondisi dan karakteristik yang berbeda sehingga membutuhkan penanganan yang berbeda pula. Salah satu dari unsur Teknologi Informasi tersebut adalah brainware, yang merupakan unsur paling kritikal melebihi unsur lainnya (software dan hardware). Jika diibaratkan hardware dan software adalah senjatanya, maka penentu utamanya tetap adalah man behind the gun yaitu dalam hal ini brainware. Manusia (brainware) yang akan mengimplementasikan sistem informasi yang dibangun, mengembangkan TI sejalan dengan perkembangan organisasi di masa mendatang, serta penentu srategi kebijakan TI itu sendiri. Oleh karena itu untuk tahap awal perlunya kita mengarahkan perhatian pada pembenahan faktor brainware dalam memulai penerapan TI di PNRI, sambil secara paralel melakukan persiapan dan perancangan sistem yang matang. Kemudian sektor SDM pun harus didukung, dan digabungkan dengan Teknologi informasi.

  • Membangun Customer Focused Bisnis.

Disadari atau tidak, pelanggan (customer) kini sudah kian cerdas dalam memutuskan produk atau layanan/jasa yang akan dibeli. Berbeda dengan kondisi sepuluh atau lima belas tahun yang lampau. Konsumen cenderung tidak terlalu banyak “menuntut” kendati pun dia kurang merasa puas akan produk yang dipilihnya. Konsumen memilih “diam” walaupun value yang diterima tidak sesuai dengan yang dijanjikan, atau fitur yang tertera pada produk tidak sesuai dengan aktual yang didapatkan ketika produk tersebut digunakan. Di samping produk dari merek (brand) yang tersedia masih terbatas (sedikit), di samping  pemahaman atau pengetahuan konsumen lokal kita yang masih terbatas boleh jadi menjadi alasan utama kondisi seperti ini terjadi. Pengaruh sales menjadi sangat dominan dan berperan seorang calon konsumen menentukan produk pilihannya.

Berbeda dengan masyarakat di negara maju, para konsumen sudah sangat paham akan spesifikasi produk yang ditawarkan, mendemonstrasikan atau mencoba sampel produk sebagai rangkaian ”uji coba” keandalan suatu produk yang ditawarkan. Jika memang tidak cocok, para calon customer tersebut tidak akan mau membelinya. Sales hanya berusaha menjelaskan feature produk dan keunggulannya tanpa berusaha membujuk atau merayu untuk memilih brand tertentu.

Idealnya memang demikian. Biarkan calon pembeli melihat, mencoba, membandingkan produk beberapa merek secara bebas tanpa intervensi. Sekarang keadannya memang sudah jauh berbeda khususnya untuk customer di kota besar seperti Jakarta. Konsumen lokal sudah semakin kritis dan cerdas menentukan pilihannya. Pilihan produk yang sejenis dengan merek (brand) yang berlainan sudah banyak tersedia.

Para customer sudah tidak segan-segan untuk melayangkan complain ketika mereka merasa kecawa akan performa produk yang dibelinya. Lihatlah kolom suara pembaca media lokal, hampir stiap hari dipenuhi suara kekecewaan dan tuntutan konsumen. Dibutuhkan kesabaran dan tindakan cepat dan menyenangkan bagian layanan pelanggan (customer service) agar dapat melayani permintaan dan ketidakpuasan konsumen dengan baik.

Inilah kondisi ril yang terjadi saat ini. Suatu tantangan besar yang harus dihadapi oleh produsen atau pihak pabrikan tak terkecuali yang bergerak di bisnis layanan atau jasa. Customer focused menjadi kata kunci yang sangat krusial.

Customer focused tidak hanya diperhatikan pada saat penjualan atau sampai tahap pemakaian produk oleh konsumen. Pola pikir Customer focused perlu dibagun sejak dari proses awal. Mulai dari perencanaan dan perancangan produk baru, suara konsumen (voice of customer) harus dianalisa dengan baik.

Value seharusnya dibangun berdasarkan perspektif kebutuhan pelanggan. Sudah banyak contoh perusahaan atau unit bisnis yang di waktu lampau sangat besar dan perkasa, kini tinggal nama akibat ditinggalkan customer.

Kualitas produk yang rendah, layanan customer service yang lambat dan bertele-tele, barang yang tidak tersedia ketika konsumen ingin membeli, produk yang tidak nyaman, buku panduan (owners manual) yang kurang jelas dan membingungkan, fitur yang tidak sesuai dengan spesifikasi teknis, harga yang tidak kompetitif, pelayanan yang terlalu lama dan kurang ramah, pemakaian dan penyetelan (setting) produk yang sulit dan membingungkan, serta sejumlah “nilai minus” lainnya merupakan hal dan kondisi yang tidak diinginkan konsumen.

Customer focused juga berarti memberikan yang terbaik bagi konsumen dan menjadikannya puas akan sejumlah rupiah yang dikeluarkan. Value yang didapatkan konsumen harus lebih besar dari harga (price) yang mereka bayarkan.

  • Value Chain & Strategic Informastion System.
      • untuk lebih memahami kegiatan melalui suatu perusahaan yang mengembangkan keunggulan kompetitif dan menciptakan nilai pemegang saham berguna untuk memisahkan system bisnis  menjadi serangkaian kegiatan yang menghasilkan nilai di sebut sebagai value chain.

1985 dalam buku  competitive advantage,Michael porter memperkenalkan model value chain generic yang umunya untuk berbagai perusahaan.

Value Chain Porter (ditemukan oleh Michael Porter) adalah model yang digunakan untuk membantu menganalisis aktivitas-aktivitas spesifik yang dapat menciptakan nilai dan keuntungan kompetitif bagi organisasi. Aktivitas-aktivitas tersebut dibagi dalam 2 jenis, yaitu :
1. Primary activities :
– Inbound logistics : aktivitas yang berhubungan dengan penanganan material sebelum digunakan.
– Operations : akivitas yang berhubungan dengan pengolahan input menjadi output.
– Outbound logistics : aktivitas yang dilakukan untuk menyampaikan produk ke tangan konsumen.
– Marketing and sales : aktivitas yang berhubungan dengan pengarahan konsumen agar tertarik untuk membeli produk.
– Service : aktivitas yang mempertahankan atau meningkatkan nilai dari produk.
2. Supported activities :
– Procurement : berkaitan dengan proses perolehan input/sumber daya.
– Human Resources Management : Pengaturan SDM mulai dari perekrutan, kompensasi, sampai pemberhentian.
– Technological Development : pengembangan peralatan, software, hardware, prosedur, didalam transformasi produk dari input menjadi output.
– Infrastructure : terdiri dari departemen-departemen/fungsi-fungsi (akuntansi, keuangan, perencanaan, GM, dsb) yang melayani kebutuhan organisasi dan mengikat bagian-bagiannya menjadi sebuah kesatuan.

  • Re-engineering Bussiness Process.
        • Reengineering the Corporation (Rekayasa Ulang Perusahaan) merupakan sebuah manifesto bagi revolusi bisnis, yang menawarkan suatu visi yang benar – benar baru tentang bagaimana perusahaan seharusnya diorganisasi dan dikelola bila perusahaan itu ingin sukses dan bukan sekadar hidup, dalam era globalisasi ekonomi dunia yang penuh persaingan ketat dan keras. Reengineering (rekayasa ulang) tidak berusaha membuat bisnis lebih baik melalui penyempumaan – penyempurnaan inkremental, 10 persen lebih cepat disini atau 20 persen lebih murah disana. Sasaran reengineering (rekayasa ulang) adalah suatu lompatan besar (quantum leap) dalam hal kinerja, penyempumaan 100 persen atau bahkan sepuluh kali lipat yang dapat terjadi dari proses – proses dan struktur – struktur kerja yang benar – benar baru.
          Kunci menuju reengineering (rekayasa ulang) adalah meninggalkan pengertian -pengertian yang paling mendasar yang menjadi landasan dari organisasi modern. Apa yang dilakukan oleh organisasi modern selama ini masih berdasarkan teori – teori usang tentang bagaimana mengorganisasi kerja, teori – teori yang mengacu balik pada awal mula revolusi industri atau tepatnya pada tahun 1776 yang pertama kali dicetuskan oleh Adam Smith. Teori dari Adam Smith tersebut yang berisi tentang pembagian kerja, kebutuhan akan kontrol yang mendetail, dan hirarki manajerial, ternyata dewasa ini tidak lagi berhasil dalam era globalisasi ekonomi dunia yang penuh dengan persaingan global dan perubahan tanpa henti.
          Oleh karena itu apabila organisasi atau perusahaan ingin berhasil dalam melakukan reengineering (rekayasa ulang), maka organisasi atau perusahaan tersebut harus berani melupakan dan meninggalkan apa saja yang telah diketahui selama ini tentang bagaimana organisasi atau perusahaan dijalankan, yang ternyata berdasarkan teori – teori usang pada tahun 1776 dari Adam Smith tersebut, sebab semua itu mungkin saja sudah tidak sesuai lagi dengan tuntutan jaman dalam era globalisasi ekonomi dunia saat ini.
          Bagi perusahaan – perusahaan yang ingin meningkatkan keunggulan kompetitif dan memperoleh performansi perusahaan yang dramatis, reengineering (rekyasa ulang) akan mampu menjawabnya. Karena reengineering (rekayasa ulang) adalah pemikiran ulang secara fundamental dan perancangan ulang bisnis secara radikal atas proses – proses bisnis untuk mendapatkan perbaikan dramatis dalam hal ukuran – ukuran kinerja yang penting dan kontemporer, seperti biaya, kualitas, pelayanan, dan kecepatan.
  • Menciptakan Virtual Company.

Yaitu menciptakan produk atau softwere sendiri untuk mendukung suatu perusahaan.

Untuk membangun sebuah Virtual Company, ada  beberapa komponen yang dapat digunakan [11] , diantaranya :

·        Email

·        Hampir semua company menggunakan email dalam proses komunikasi, kapanpun dan dimanapun.

·        Sistem yang otomatis dan mudah digunakan

·        Menggunakan suatu apikasi sistem informasi yang bekerja secara otomatis untuk menggantikan pegawai  secara langsung, dengan demikian waktu yang digunakan lebih efisien.

·        Digital company

·        Membuat elektronik company secara on-line.dengan system online , pegawai dapat bekerja kapanpun dan dimanapun.

·        Monitoring

·        Mempermudah memonitor apikasi situs web

·        Infrastruktur

·        Sarana infrastruktur akan dibutuhkan untuk menjalankan konsep sebuah VC.

·        Motivasi

·        Memotivasai user agar on-line

·        user-friendly

  • Membangun Knowledge Creating Company.

Membangun Knowledge Creating Company dibutuhkan poin-poin penting yaitu :
1. Important knowledge in Company :
– Cara menghadapi persaingan global.
– Cara menjaga kepuasan pelanggan.
– Cara mengantisipasi dinamika persaingannya secara tepat melalui pengembangan virtual Lego Factory.
– Cara menghadapi arena persaiangan dengan film-film yang sedang beredar dengan kualitas box-office, misalnya Star Wars dan Harry Potter.
– Melaksanakan program restrukturisasi yang terdiri dari downsizing dan downscoping.
2. Cross cultural interfaces & Knowledge domain :
– Lego Group mengirimkan produknya kepada retail-retail kecil yang terdapat di dalam database Lego Group sejak tahun 1950.
– Penjualan saham Legoland (Taman Bermain Lego) kepada Blackstone senilai US$450 juta dan penglepasan aset non-produktif di AS, Korea Selatan, dan Australia merupakan bentuk divestasi Lego dalam kaitannya dengan program turn around. Divestasi ini menghasilkan efektivitas dan efisiensi perusahaan yang secara langsung meningkatkan kinerja Lego.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s